Se produce y envía diariamente y por correo un archivo CSV a los destinatarios Ana Lucy Ochoa, Marcela Montero y Eduardo Castro.

Este archivo debe contener los siguientes datos actualizados al día anterior y por operación:

Visualizaciones del Centro de Ayuda » input manual
Votos positivos del Centro de Ayuda » input manual
Votos negativos del Centro de Ayuda » input manual
Usuarios únicos visitaron CdA » automático
Agentes logueados en Support » extraer CSV y cargar en Google Sheet
Agentes logueados en Chat » extraer CSV y cargar en Google Sheet

En este artículo se detalla cómo obtener cada dato y generar el archivo.

Preparación del archivo
Obtener los datos
Envío del archivo

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1. Preparación diaria del archivo

En primer lugar, hay que preparar el archivo para que podamos someter los nuevos datos:

Abrir DAI :: Métricas Diarias (Google Sheet) 👉 pestaña DATA.
Asegurar que la tabla no se encuentra filtrada (i.e. remover filtros).
Bajar hasta las últimas filas.
Copiar las cuatro columnas (A-D) para todas las filas correspondientes al último día sometido. Pegar abajo (en la primera fila vacía).
Cambiar las celdas de fecha (columna A) del nuevo conjunto de datos a la fecha del día anterior

En la imagen se ve el resultado final de los pasos anteriores, ejemplo de preparación para datos de 28 de abril de 2020.

⚠️ Nota importante: las celdas de la columna D correspondientes a "Agentes logueados" y "Usuarios" contienen fórmulas, así que no se borran sus valores.

Ya tenemos el Sheet preparado, por lo que procedemos a ingresar los valores del día anterior para cada atributo en la tabla.

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2. Obtención de datos

Nota: cada persona tiene sus métodos y no hay que filtrar cada elemento de modo a ingresar los valores. Tampoco hay que obedecer al filtro de fechas personalizado que se muestra en seguida. Sin embargo, como esta parte requiere ingresar datos manualmente, se muestra el procedimiento filtrando cada atributo individualmente, y fechas lo más específicas posibles, de modo a evitar errores innecesarios.

Visualizaciones
Votos positivos y negativos
Agentes logueados
Usuarios

2.1. Visualizaciones

Abrir DAI :: Métricas Diarias (Google Sheet) 👉 pestaña DATA
Filtrar tabla de modo a que la columna C, "Item", solo muestre Visualizaciones.
Ejemplo:
Abrir Zendesk, sección Reportes » Base de conocimiento
Filtrar para periodo de reporte personalizado que muestre la fecha que queremos
- Para facilitar, filtrar entre N-1 (siendo "N" el día cuyos valores queremos ingresar) y hoy (N+1).
- Ejemplo: si queremos ver las visualizaciones de Bolivia para el día 27 de abril (N), filtramos del 26 (N-1) al 28 de abril (N+1)
- ⚠️ Fines de semana: cada lunes habrá que filtrar las fechas desde el jueves anterior al día actual
Filtrando para cada operación, ingresar el valor de visualizaciones para el día correspondiente.
Ejemplo:

⚠️ Importante: hay que sacar el valor correspondiente a ese día en el gráfico, y no el total del periodo seleccionado que aparece arriba.

Con números de Visualizaciones listos, podemos filtrar ahora para ingresar número de Votos.

2.2. Votos positivos (y negativos)

Seguir en DAI :: Métricas Diarias (Google Sheet) misma pestaña 👉DATA
Filtrar tabla de modo a que la columna C, "Item", solo muestre Votos positivos.
Ejemplo:
En Zendesk seguir en la misma sección Reportes » Base de conocimiento » Votos
Asegurar que se mantiene el filtro de tiempo para el periodo personalizado
⚠️ Abrir pestaña de Votos netos para visualizar el detalle
Seleccionar Votos positivos en el campo desplegable a la izquierda, junto a la gráfica
Filtrando para cada operación, ingresar el valor de visualizaciones para el día correspondiente.
Ejemplo:

3. Agentes logueados

1. Entrar al Mantenedor de Licencias y exportar CSV de todo (sin filtros)

2. Abrir DAI :: Agentes Logueados, pestaña 👉agentes

2.1. Seleccionar la primera celda vacía en la columna B (el shortcut Ctrl+↓ permite navegar facilmente entre los extremos de rangos con valores/fórmulas)

Importar el CSV descargado del Mantenedor: File » Import » seleccionar pestaña/opción Upload:

Cargar CSV, seleccionando "Replace data at selected cell" ("reemplazar datos en la celda seleccionada"):

En detalle (click en la imagen para ver en grande):

Ya con los datos en la hoja, eliminar la primera fila cargada (es el header del archivo):

3. Asegurar que las fórmulas en las columnas I, J, K se aplican a todas las nuevas filas. Si no, seleccionar la última fila con fórmulas en las columnas I-J-K y copiar hasta el final del documento.

4. Asegurar que todas las celdas en la columna A para el nuevo conjunto de datos tienen la fecha del día presente.

5. Opcional pero recomendado, dependiendo de cuán grande está la pestaña (si tiene más de 10 mil filas).

Acceder a pestaña 👉filter y:

Seleccionar celdas con valores del día anterior
Copiar
Pegar valores ("Paste values").
Esto reemplaza las fórmulas por el valor sencillo en las celdas, y lo hacemos porque eliminaremos los datos importados del día anterior a lo que estamos cargando de la pestaña agentes de modo a no llenar mucho

Ejemplo: en la imagen, copiamos y pegamos valores del día 26 de abril.

6. Volver a la pestaña 👉agentes

Seleccionar todas las filas del día anterior a lo que estamos trabajando (en el ejemplo anterior, serían las filas del 26 de abril)
Eliminar filas

Listo! Estos valores viajarán ahora al documento principal ("DAI :: Métricas Diarias").

4. Usuarios

No hay que hacer nada, se llena automáticamente. Sin embargo, se detalla cómo sucede esta importación:

Diariamente un otro Google Sheet importa automáticamente datos de usuarios únicos de todos los Centros de Ayuda de las operaciones
Esto alimenta una pestaña oculta en el documento "DAI :: Métricas Diarias"
Para todos los items = "Usuarios" en la hoja DATA en ese mismo Google Sheet, se obtiene el valor por operación para esa fecha

⚠️ El Google Analytics del Centro de Ayuda de Guatemala solo actualiza aprox. a las 8:30-8:40 (a.m.) de Colombia (GMT-5).

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3. Generar CSV y enviar

En esta fase ya deberemos tener un día completo de datos.

En la pestaña 👉DATA del Google Sheet "DAI :: Métricas Diarias", filtramos la columna A para el día relevante:

Ahora la parte fácil... 😎

Con los datos filtrados para esa fecha, vamos al menú AUTOMATE:

Hacer click en la primera opción, Copy-paste values, y aguardar que el script se ejecute
Después click en opción Save CSV (también aguardar que el script finalice)

El archivo CSV estará disponible en una carpeta vinculada en la celda E1 (que tiene el ícono de Google Drive), cuyo link es:

https://drive.google.com/drive/folders/1eowlHPm2h78oBcjnCPHkinNprdzOA-TX